关于规范提升市人大机关公文处理工作的思考

关于规范提升市人大机关公文处理工作的思考

                    ——2019年3月赴市政府办公室文电处学习心得

为了推进“学习型”人大建设，促进市人大常委会机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，更好地发挥以文辅政作用，结合市人大机关“公文质量提升年”活动，经常委会党组领导同意，在春明主任的亲自安排下，我于2月25日至3月29日到市政府办公室文电处学习公文处理工作。此次学习，时间虽短，但收获匪浅。让我对机关公文处理工作有了全新的认识，对公文处理工作流程有了全新体会，对公文处理工作的改进提升有了全新思考。所学所获将转变成我工作的动力，促使我更加奋发努力，尽心竭力做好领导交办的每一份工作。现将自己学习公文处理工作的点滴心得与大家分享。

规范有序：市政府文电处理运转有序高效

市政府办公室文电处是市政府工作的运转中枢,也是服务全市的重要窗口单位之一，服务综合、业务广泛、联系上下、沟通左右,工作繁杂而具体。主要负责市政府公文制发、公文办理，保密管理、档案管理和印信管理等工作，并代管市政府机要交换中心。

具体负责以市政府或市政府办名义发文的审核和制发工作；负责行政系统来文的签收、登记、分拨、办理工作；负责机要、密码及明传电报的处理工作；负责市政府、市政府办公室归档文件的收集、整理及利用工作；负责市政府机关公文处理的日常管理和业务建设工作；负责全市行政机关文电人员业务培训和业务指导工作；负责市政府、市政府办公室保密工作的协调管理。

（一）文电处工作的基本情况
文电处面对部门较多，包括36个政府部门，9个县（市）区和4个开发区，以及政府办公室内21个处室。去年共计办理各类文电7000多件，审核公文约1000件，400万字，传阅文件资料上万件，收集整理档案5000余件，无一重大失误。

公文制发方面：2018年共审核制发公文909件，审核400余万字。文件制发业务量大，专业性强，审核把关任务较重。文电处将文件审制和发送分开办理，审文制文在核稿室，由两名人员具体负责；缮印发文在文书室，由一名人员具体负责。

公文办理方面：2018年共处理上级来文2213件，下级来文1757件，涉密文件2976件（其中：地师级67件536份，密电116件，县团级文件153件2324份）。虽文件量较大，但是文电处细化分工、明确职责，不断探索方式方法处理各类公文，确保公文处理实效。文书室有三名人员分别负责上级来文、下级来文和涉密文件的处理。地师级文件和县团级文件，分别由专人处理。其他公文涉及职能部门的通过电子公文系统直接转给相关部门，由职能部门具体负责拟办、传阅，办结后转回文电处归档；涉及政府办内部事务的直接交给相关处室，由相关处室具体负责拟办、传阅、落实，如无特殊要求，各部门自行存档，例如要求市政府领导参加的公务活动和会议通知直接交给政府办秘书处，发给政府办内部的文件直接交给政府办厅务处，党务工作类文件直接交给机关党委等。

档案管理方面：归档立卷2017年文件1035卷，其中永久卷406卷，短期卷629卷。查阅文件整理归档3970件。档案利用查阅量达3000件次以上。为确保档案管理工作的专业性、规范性和高效性，自2017年以来，文电处进行了数字化档案室建设，已将室藏文件全部电子扫描加工成电子文件，挂接到专业查询管理软件，实现了档案电子查调，提高了档案利用效率。每年对上一年度归档立卷文件由第三方公司进行数字化加工，转为电子档案。

保密管理方面：完成2017年涉密文件清退2378件，无遗失文件，无失泄密事件。

印信管理方面：市政府印使用266件2554次，市政府办公室印使用258件768次。市政府印信由文书室专人负责，严格按照规章制度进行管理使用，全年无纰漏。

（二）文电处工作的主要特点

我的感触是，市政府办公室文电处在服务领导、服务各部门和各处室中充分发挥以文辅政的重要作用。文电处按照“精文通政，严审细作”的工作要求，细化分工，规范流程，明确职责，专心审文、办文，创新方式方法，实现了公文处理的高效运转，达到零差错、零纰漏。

1.分工细化，明确公文职责。文电处工作相互关联、环环相扣，并做到闭环管理。每个人都具备较强的政治敏感性和政策把握能力，大局意识、服务意识强，能够准确领会领导要求，各司其职、各尽其责，有分工有合作、讲程序守规则，真正达到快、准、细、严、实的工作标准，高效处理各类公文，积极发挥参谋助手和以文辅政的作用，是一支政治坚定、思维灵敏、作风干练、办事严谨的公文处理工作队伍。

市政府办文电处现有7名人员。业务主要分为核稿组、办文组和档案室。

核稿组：

组长（相当于副处长）：协助处长负责公文制发、保密管理、档案管理等工作。主要负责公文制发审核把关和综合协调工作。

核稿员：具体负责公文审核制发工作。

办文组：

组长：协助处长负责公文办理、印章管理工作，同时负责地师级文件和密码电报管理工作。主要负责文书室管理，组织所有市政府接收公文的办理、市政府印信管理工作。具体负责对上级文件拟办的审核把关；负责市委文件的接收、横向加密网文件的管理，市本级制发文件的电子传输、机要交换等工作。

文书1：具体负责下级来文的受理、登记、分办、转办、催办、归档等工作；负责县团级文件（含县团级密件）的分送和管理工作。

文书2：具体负责上级来文的受理、登记、分办、转办、催办、归档等工作；负责对省专网文件的接收和拟办工作。

档案室：

档案员：协助处长负责档案管理工作。具体负责文件归档立卷、文件调阅、年度报表、档案迎检、数字化制作等相关工作。

交换站：

机要交换中心主任：负责机要交换中心全面工作。

交换员1：负责机要交换中心内勤工作。

交换员2：负责机要交换中心文件交换、系统维护，以及交换员登记备案和证卡制作等相关工作。

2.制度化规范公文流程。文电处注重抓机制、建制度，不断夯实工作基础，不断探索总结、优化流程和创新方法。先后制定了《吉林市人民政府公文办理工作规则》《吉林市人民政府公文拟制工作规则》《吉林市人民政府办公厅关于向市政府报送公文的若干规定》《吉林市人民政府印信使用管理规定》等各项工作制度，并进行了流程管理，每项工作都有流程图，实现了“生人熟做”。目前，对制度进行修订和完善，已经完成了《保密管理工作实施意见》《电子公文管理办法》《公文办理管理办法》《档案管理办法》等5项制度。确保每项工作都有章可循、有规可依，每个岗位都有严格的程序，形成了一套比较完善、行之有效的工作规范，有力地促进了各项工作的落实。

3.信息化助力公文处理。2018年8月1日，市政府电子公文流转系统正式上线运行，并与纸质公文智能流转系统实现无缝对接，极大提高了工作效率。实现了公文流转的起草、传阅、审批、会签、签发等工作全部通过线上完成，全市168家部门和单位实现了公文电子传输，结合条码技术和电子公文箱实现公文流转过程信息智能化采集，实现公文的可追溯，建立了科学的公文流转管理机制，通过设置办理时限、统计考核的方式提高公文管理的实效和质量。全面实现了公文管理“一次登记，自动签收，准确及时，安全高效，全程追索，责任分清”的目标，大大提高公文处理质量和效率。

文电处将电子文件归档和电子档案管理纳入信息化规划，制定电子文件管理规章制度，及时将归档文件进行数字化加工备份，实现了历史档案数字化检索和查询，极大提高了档案查阅效率，不断提高档案信息化建设水平。

4.学习化提升公文素养。文电处定期组织集中业务学习，采取集中学习文件、资料或请相关专家授课等多种形式，学习相关法律法规、中央和省委省政府重大决策部署、公文处理工作业务知识、各部门工作职责、工作业务流程等方面的知识，不断提升文电处工作人员思想政治素质和理论实践水平，切实提升业务能力。
正视差距：市人大机关公文处理亟待改进

学习期间，我首先从文电处工作职责、人员分工、各项制度流程开始学习，逐渐参与到具体每个岗位的实践工作中。从公文的审核、校对、印刷、用印、传递，到公文的受理、登记、拟办、分办、转办、催办、归档等工作，由慢慢熟悉到认真掌握。此外，我认真学习了《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》和市政府公文处理相关条例规则，并能够做到学以致用。对我本人来说，这次学习无论是在思想认识上还是业务知识上，都有很大的收获。

通过与市政府办文电处理工作相比较，我认为市人大机关公文处理工作还存在一定差距和不足，主要体现在以下几个方面：

（一）责任心不够强。在市人大机关公文处理工作中，责任心不够强，大局意识不够强，把握领导要求、体现领导意图的能力不高，参谋助手、以文辅政作用发挥得不够好。有时处理文件像击鼓传花一样，只要传出去就好，只追求了效率，忽略了标准。细心程度和工作质量不够高，服务职能作用发挥得不够充分，服务意识不够强，主动服务少，被动服务多，服务质量和效率亟待提高。

（二）规章制度不够健全。近年来，在市人大常委会领导的高度重视下，公文处理工作制度不断完善，标准不断提高，但在具体工作中，仍然存在职责不明、程序不清等现象，在收发文具体程序上还存在一定的漏洞，影响公文处理工作的质量和效率。

（三）创新意识不够强。在公文处理工作中，习惯于文来文往、上传下达、按部就班、被动应付的工作方式，缺乏超前意识、创新意识。满足于简单完成工作，只求过得去，不求过得硬，对推进工作缺乏深层次的思考，工作质量和效率不够高。采用传统的纸质和手工方法处理公文，环节多、时间长、周转慢，极容易造成误差。

（四）专业化知识学习欠缺。公文处理存在模糊认识，认为公文处理事不关己，学习动力不足，业务水平与新形势和领导的要求有一定的差距，考虑问题、处理问题还不够严谨细致，对人大公文处理工作规律、特点的认识和把握不够全面，对人大制度理论及人大业务知识的学习也有所欠缺，致使从事公文处理的工作人员整体素质有待进一步提升。

（五）人力保障不足。公文处理流程多，环节多，责任性、时效性强，各专委会工作人员不足，秘书处事务繁杂，公文处理工作难以保证专人专岗，专心专意，存在手忙脚乱、顾此失彼的现象，影响办文质量和效率。

端正态度：提升精文通政能力，发挥以文辅政作用

市人大常委会机关公文，是代表地方国家权力机关管理地方国家事务的依据和工具，具有法定的权威性和普遍的约束力。公文处理的质量和水平如何，直接影响到人大职权的准确有效行使。与党政机关的公文处理工作相比较，既有相同之处，也有明显的不同点。人大机关工作的特点和性质决定了人大公文处理工作具有更强的政治性、法律性、程序性。

在当今民主政治建设深入推进、人民代表大会制度不断完善的新形势下，我们要认真遵照市人大常委会党组关于“学习型”人大建设要求，切实开展好市人大机关“公文质量提升年”活动，推动市人大常委会机关公文处理工作的改进和提升，充分发挥以文辅政职能作用。

（一）树立大局观念，强化服务意识

在公文处理工作中要着眼全局思考问题，树立以文辅政的工作理念；要增强服务意识，扩大服务空间，变被动服务为主动作为，想领导之所想、谋领导之所谋；要时刻保持清醒的头脑，明确职责、分清主次、分清轻重缓急、不怕麻烦，坚持逐级汇报原则；要时刻绷紧“细心无差错”这根弦，杜绝问题的出现频率。实际工作中既要按照制度要求规范操作，也要遵循领导的工作习惯和要求不断调整工作的程序和标准。让“小公文”发挥“大职能”，从事务服务向决策参谋转变，促进公文处理各项工作落实，推动市人大各项工作科学发展。

（二）加强制度化建设，规范办文程序

根据《党政机关公文处理条例》规定，公文处理工作是由公文拟制、办理、管理、立卷归档等若干环节组成的，是一系列相互关联、衔接有序的工作。分为公文拟制、公文办理、公文管理等工作。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序；公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

如果每个工作环节没有严格的制度做保障，公文处理工作就会出现纰漏，甚至给事业和人民代表大会的权威带来不可挽回的损失。因此建立健全公文处理各项工作制度，严把公文处理各个环节，不断优化流程，不断规范程序，是做好公文处理工作的重要保证。

1.规范公文审制程序。从发文的文稿内容、文件制式、政策依据等方面进行校核，对文稿进行初步修改并提出修改意见，再请领导审阅进入发文程序，力求公文制发每个环节严密有序、精益求精，确保发文的权威性、严肃性、准确性，提高发文质量。

一是严把起草关。文件起草必须做到情况清楚，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，标点正确，篇幅力求精短，符合党的方针政策和国家法律法规，提出措施切实可行，不符合要求的不发；二是严把审核关。严格审核公文的签批程序，是否有必要行文，文种是否正确，部门是否核稿，文稿是否符合起草要求，严防文稿倒流，对不符合程序和要求的进行退文重办；三是严把校对关。公文在印刷前必须经公文负责人和印刷人员校核，确保制文质量；四是严把用印关。用印前，印章管理人员应当对公文的文头、内容、格式和印刷质量进行检查，检查无误后方可用印；五是严把发送关。为确保公文及时发送，且做到不漏发，要认真填写文件分送登记单，文件印制份数、分发范围；六是严把时效关。定期对受理的文稿进行盘点清理，做到不拖不压不遗漏，受理公文在5个工作日内必须及时印发。

2.规范公文办理程序。收文严格按照签收、登记、初审、承办、传阅、催办程序办理。市人大机关公文来件受理渠道主要有市委横向加密网、机要局明电密电、机要交换中心机要文件、邮件机要文件、邮局信件、传真文件和专送秘书处文件等6种。

对收到的文件要认真签收，及时拆封，逐件核对，履行登记手续进入公文办理程序。收到的急件，要随到随送，不得压误。

要认真研读文件，根据来文内容确定阅知件和批办件，加挂处理卡并提出拟办意见。阅知件应在拟办意见中，根据公文内容、要求和工作需要确定呈送范围；批办件应在拟办意见中明确分送领导、牵头和协办部门、贯彻落实意见和落实时限等。

审核通过后，阅知件按照领导排序，由前至后送呈相关领导传阅；批办件按照领导排序，由后至前送呈相关领导批示。领导签批后第一时间转承办部门落实和相关配合部门。秘书处负责及时掌握文件办理进展情况，督促承办部门按期办结或反馈意见并对各类办结文件进行整理归档、转交档案室保管或按规定销毁。定期对领导公文批示落实情况进行调度反馈。

3.严格涉密文件管理。制定和完善保密管理工作规章制度，严格执行制发、收文、传阅、查阅、清退、销毁文件的各项程序，防止失泄密，提高保密工作管理水平。

    涉密文件主要分为：地师级文件，由市委分发和管理，阅示范围为市级领导；县团级文件，由市委保密局管理，阅示范围为局级领导；密码电报，由机要局分发和管理，根据文件要求确定阅示范围。

涉密文件要在涉密计算机登记拟办，不准在非涉密计算机上处理涉密文件，并且分类登记，分别处理。要全面准确掌握文件流向和处理状态，并做好记录。涉密文件要放在安全保密的卷柜中分类保管，避免在清退文件时出现文件登记混乱、核对不清的情况发生，并按照要求统一销毁。涉密文件管理应该“五簿齐全”，包括制发登记、收文登记、传阅登记、复印登记和销毁登记。

涉密文件标题、内容、文件头、排版、格式均为涉密，不允许复印、拍照，中央文件标注公开发布，不是向全社会公布，而是党内公布之意。

4.严格印信使用管理。按照中办有关印章管理规定，建议对2017年已印发《吉林市人大常委会机关印章管理制度》进行进一步健全完善，合理规范流程，做到严格执行制度，有令可行，有章可循，确保印信的使用管理安全。

5.规范制度建设。（1）完善制度。我对市人大的公文处理制度和流程进行了思考和完善，共计起草完善了4项规定规则，2项对照表，4项流程及相对应的流程图,并设计了9项登记簿，规范公文处理程序。（2）汇编成册。着手收集整理相关资料，形成公文处理工作资料汇编，内容包括：经领导审核通过的公文处理相关制度、流程；《党政机关处理工作条例》《党政机关公文格式》；辅助领导批阅文件的相关法律法规、中央、全国人大、省人大规范性、政策性文件以及市委“三重一大”有关规定等；党政机关关于接待、出国（访）、办公用房、公务用车等制度；相关会务议事规则和流程等。

（三）推进公文信息化建设，提高办文效率

1.加快电子公文流转系统的应用。市人大机关电子公文流转系统即将投入使用，除涉密文件外，对拟发的公文和收受的公文在电子公文系统上进行办理。实行内网阅签，层层审核把关，实现网上收文、发文及其电子文本的归档，缩短公文处理时间，提高工作效率。加快电子公务系统的应用，不断完善电子公务处理系统，使之更加简便适用，实现机关公文处理工作电子化，推动办公信息化。同时，要切实增强网络安全意识，应用过程中一定要加强网络及计算机的安全保密工作，将计算机内网与外网进行了网络物理隔离，保证系统安全，切实提高公文处理工作的质量和效率。

2.加快档案信息化工作的建设。人大档案是市人大及其常委会依照法律行使职权的真实记录，是市人大工作的重要组成部分。档案信息化是发展趋势，电子文件归档能够减轻档案工作人员的工作强度，提高档案的安全系数和利用率，调阅档案更加方便、快捷、准确。

因此要充分认识电子档案的重要性和历史价值，增强做好档案信息化工作的紧迫感与使命感，积极探索符合我单位实际的有效方法，加快档案信息化建设工作，尤其是电子文件归档和电子档案管理工作。在确保党和国家重要档案的绝对安全前提下，充分利用档案的资源优势为领导和机关服务。

（四）积极开展培训和交流，提高综合素质
要积极引导公文处理工作人员牢固树立积极学习的理念，把学习作为一种政治责任、一种精神需要、一种工作习惯。采取集中学习与个人自学相结合的形式，使学习经常化、制度化，营造良好的学习氛围。

加强对《党政机关公文处理工作条例》等公文处理业务知识和人大制度理论、宪法、法律知识以及各部门工作职责、工作业务流程等方面知识的学习；定期邀请相关专家讲授公文知识或专题辅导，促进交流学习；增加公文处理工作人员外出交流培训的机会，到先进地区、先进单位部门去学习公文，开阔眼界，取长补短，提高业务能力。

通过学习，有效增强公文处理工作人员的认知能力、分析能力、调研能力、办事能力和综合协调能力，不断提升业务水平和素质，以适应市人大机关公文处理工作新要求。

（五）确定专人专岗做好公文处理工作

结合市人大工作实际，虽然公文处理工作量没有市政府办文电处工作量大，但是工作内容繁杂程度、专业性、时效性、程序性要求同样很高。目前，市人大常委会机关只配备一名文书具体负责公文处理工作，几乎承担着公文处理流程的全部环节，当几项工作赶到一起的时候，显得手忙脚乱，力不从心，难以确保工作质量和效率。

公文处理工作程序性强，责任性强，环环相扣，要求专心专力、严谨细致，为了切实提高公文处理质量，不仅仅要规范制度流程，还建议增加相关人员。一是合理利用现有工作人员分担工作，并明确专职公文办理工作负责人，牵头负责公文审核制发、公文拟办、督办，确保岗位职责明晰，责任落实到位；二是启动文印室。基于复印室建立文印室，负责公文排版、印刷和装订，确保市人大常委会机关印发的文件制式统一，符合党政机关公文处理工作标准的要求。

（六）增加硬件设备保障工作

增加相关硬件配置，将公文处理相关办公设备配备齐全以保障工作需要。如文书室需要配备打印复印一体机、专业高速扫描仪（电子公文流转系统必备）等；档案室需要配备专业高速扫描仪等。建立机要阅文室。按照保密要害部位的建设要求，阅文室应配备密码保密柜，安装红外报警器等安全防护设施，并与办公场所有效隔离，确保机要阅文用文安全。

通过学习，我认识到一定要牢固树立大局意识、责任意识、创新意识和奉献意识，按照“忠诚、负责、奉献、廉洁”的要求，做一名合格的市人大常委会办公室人，合格的“文电人”，以高质、高效为目标，不断强化理论知识和业务技能，科学、准确、规范、安全办理各项公文，积极发挥以文辅政和参谋助手的作用。                  

 （撰稿人/市人大常委会办公室 崔蕾 编辑/张恩宁 ）